Otter & Stein
KI-Automatisierung

Die Routine läuft. Sie geben frei.

Was jede Woche gleich abläuft, übernimmt ein Ablauf mit KI: Eingänge sortieren, Dokumente auslesen, Entwürfe vorbereiten, Daten abgleichen. Raus geht nur, was ein Mensch freigibt.

Ausgangslage

Dieselben Handgriffe jede Woche: Anhänge abtippen, Daten von einem Programm ins nächste übertragen, Standardantworten schreiben, Fristen im Kopf behalten.

Ergebnis

Ein Ablauf, der die Routine übernimmt und an Ihre Werkzeuge angebunden ist — mit Freigabe an den Stellen, an denen es zählt, und nachvollziehbar, was die KI vorbereitet hat.

Einstieg

Ablauf aufnehmen → Prototyp an einem echten Fall → Ausbau in Schritten → Übergabe, Schulung und Betreuung.

EnthaltenAblaufaufnahmePrototyp am echten FallAnbindung an Ihre WerkzeugeFreigabe-RegelnLokale Modelle, wenn gewünschtSchulungBetreuung

Was sich automatisieren lässt.

Beispiele aus Büro und Verwaltung. Welche Abläufe bei Ihnen zuerst dran sind, klären wir im Gespräch.

Posteingang

Eingänge sortieren

Mails und Anhänge dem richtigen Vorgang zuordnen, Wichtiges markieren, eine Antwort als Entwurf vorbereiten.

Dokumente

Auslesen statt abtippen

Scans und PDFs auslesen und die Angaben in Ihr Programm übernehmen — zum Gegenlesen, bevor etwas gespeichert wird.

Entwürfe

Angebote, Mails, Berichte

Entwürfe aus Daten, die schon da sind. Geprüft und verschickt wird von Ihnen.

Abgleich

Zwischen Programmen

Daten zwischen Werkzeugen abgleichen statt von Hand übertragen, mit Hinweis, wo etwas nicht zusammenpasst.

Fristen

Wiedervorlagen

Fristen und offene Vorgänge im Blick behalten und rechtzeitig daran erinnern.

Wissen

Antworten finden

Vorlagen, Anleitungen und frühere Entscheidungen durchsuchbar machen — über das Firmengedächtnis Ihres KI-Betriebssystems.

Die KI bereitet vor. Ein Mensch gibt frei.

So bauen wir es bei Ihnen von Anfang an. Bei uns im Büro entstehen Mails nur als Entwurf und gehen erst nach einem Klick raus — seit Ende September technisch gesperrt.

So läuft ein KI-Assistent bei uns — und bei Ihnen

EingangMail · WhatsApp · Formular KI verarbeitetliest Akte · schlägt Antwort vor Mensch gibt freiein Klick · oder Korrektur AusgangAntwort · Angebot · Termin Datenwege bleiben im Haus, wenn Sie das wollen: lokale Modelle, eigener Server, kein Cloud-Zwang.

Wie wir arbeiten.

Prototyp in Tagen, nicht Monaten.

Erstgespräch

30 Minuten

Sie sagen, was weh tut. Wir sagen, ob und wie wir helfen können.

Angebot

Festpreis oder Stundenrahmen

Klarer Rahmen mit Deckel. Keine Überraschungen, keine Baukasten-Miete.

Prototyp

in Tagen

Sie sehen früh, was entsteht, und lenken mit. Iteration statt Pflichtenheft-Roman.

Übergabe

mit Quellcode

Quellcode, Doku, Anleitung. Sie sind nicht von uns abhängig — aber wir bleiben erreichbar.

Welcher Ablauf kostet Sie die meiste Zeit?

daniel@otterstein.ai
+49 8362 880 93 98
Otter & Stein AI GbR · Drehergasse 40 · 87629 Füssen

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Fürs Erstgespräch reicht:

  • Welche Arbeit wiederholt sich jede Woche?
  • Mit welchen Programmen arbeiten Sie dabei?
  • Dürfen Daten in die Cloud — oder müssen sie im Haus bleiben?